記事を書いてる人：あまみ るい
アポイント取得を10倍速くする方法は、”早くやる”ことではない
「営業のアポ取りを効率化したのに、なぜか時間が減らない…」
そんな違和感を抱えていませんか？
僕自身がまさにそうでした。
電話をかけるスピードを上げ、メールの文面をテンプレート化し、スケジュール入力を素早く行う。
一つ一つの作業を早くこなすことで、効率化できていると思っていました。
しかし実際は、1件あたりの時間が少し短くなっただけで、全体としてはほとんど変わらなかったんですよね。
なぜなら、効率化の本質は「早くやる」ことではなく、「構造を変える」ことだからです。
そこで！この記事では、僕が実際にアポイント取得の時間を10倍短縮した方法を、具体的にお伝えしていきます。
この考え方を身につければ、他の業務でも応用できるようになります^^
1. なぜ「早くやる」だけでは効率化しないのか
まず、一般的な営業のアポイント取得の流れを見てみましょう。
通常、以下のような手順で進めることが多いのではないでしょうか。
- アポイント先の情報確認
- 過去の経緯確認
- 電話で話すことの準備
- スケジュールの空き予定確認
- 電話で先方と日程調整
- スケジュールに予定を入力
- メールで先方に日程を送る
この7つのステップを、1件ずつ完了させていく。
これが、多くの人が行っている方法です。
では、この方法で効率化しようとすると、どうなるでしょうか？
例えば、各ステップの作業時間を10%短縮したとします。
情報確認を早くし、電話の準備を素早く行い、日程調整もスムーズに進める。
しかし、全体としては数%程度しか時間は短縮されません。
なぜでしょうか？
それは、問題が「スピード」ではなく「構造」にあるからです。
実は、この7つのステップを1件ずつ繰り返すという構造そのものが、時間を奪っているんですよね。
具体的には、「作業の切り替え」が最も時間を消費しています。
情報確認→電話準備→スケジュール確認→電話→入力→メール送信→また次の顧客の情報確認…
このように、異なる作業を何度も切り替えるたびに、集中力が途切れ、思考がリセットされてしまうんです。
だからこそ、いくら個々の作業を早くしても、全体の時間はほとんど変わらない。
つまり、効率化の本質は「早くやる」ことではなく「構造を変える」ことなんですね。
では、どのように構造を変えれば良いのか？
次の章で、僕が実際に行った方法を具体的にお伝えしていきます。
この方法の本質：「要素分解」と「再構成」
ここまでお伝えした方法の本質は、「早くやる」ことではありません。
本質は「構造を変える」ことです。
そして、構造を変えるために必要なのが「要素分解」と「再構成」という2つの思考法なんですね。
要素分解とは
要素分解とは、1つの業務を最小単位まで分解することです。
例えば、「アポイント取得」という業務を分解すると、以下のようになります。
- アポイント先の情報確認
- 過去の経緯確認
- 電話で話すことの準備
- スケジュールの空き予定確認
- 電話で先方と日程調整
- スケジュールに予定を入力
- メールで先方に日程を送る
多くの人は、この7つのステップを「アポイント取得」という1つの塊として捉えています。
だから、1件のアポを取るたびに、この7つ全てを繰り返してしまうんですよね。
しかし、要素分解することで、「何を何回繰り返しているか」が見えてきます。
20件のアポを取るなら、この7つのステップを20回繰り返していることになります。
つまり、作業の切り替えを140回も行っているということです。
では、なぜ作業の切り替えが問題なのか？
それは、人間の脳は作業を切り替えるたびに集中力を消費するからです。
電話をかけるモードから、スケジュール入力モードへ。スケジュール入力モードから、メール作成モードへ。
この切り替えのたびに、脳はエネルギーを使い、集中力が途切れ、ミスも増えます。
だからこそ、「早くやる」だけでは効率化しないんですね。
再構成とは
再構成とは、分解した要素を「共通する作業ごと」にまとめ直すことです。
アポイント取得の場合、以下のように再構成します。
- 電話の目的を統一する（新規客への紹介、既存客への挨拶など）
- 対象を20件リストアップする
- 空き日程を事前にメモしておく
- 20件分、電話をまとめて実行する
- 20件分、スケジュールにまとめて入力する
- 20件分、メールをまとめて送信する
この再構成によって、作業の切り替え回数が140回から6回に激減します。
「1件ずつ完了させる」という従来のやり方から、「作業ごとに完了させる」という新しいやり方への転換です。
その結果、集中力が途切れず、ミスも減り、処理速度が圧倒的に上がるんですね。
この思考法は他の業務にも応用できる
実は、この「要素分解」と「再構成」という思考法は、アポイント取得だけでなく、他の業務にも応用できます。
例えば、メール返信。
多くの人は、メールが来るたびに1通ずつ返信しています。
しかし、要素分解すると以下のようになります。
- メールを読む
- 返信内容を考える
- メールを書く
- 誤字脱字をチェックする
- 送信する
これを再構成すると、以下のようになります。
- まず、全てのメールを読む
- 返信が必要なメールだけ抽出する
- 返信内容を箇条書きでメモする
- まとめてメールを書く
- まとめてチェック・送信する
この方法なら、「メールを読むモード」「考えるモード」「書くモード」に分けられるため、作業の切り替えが減り、効率が上がります。
同じように、資料作成、データ入力、会議の準備なども、要素分解と再構成で効率化できるんですね。
つまり、この思考法は汎用的なスキルであり、一度身につければ、あらゆる業務に応用できるということです。
なぜこの方法が評価されないのか
ここまで読んで、こう思った方もいるかもしれません。
「これだけ効率化できるなら、会社で評価されるのでは？」
しかし、残念ながら、会社ではこの方法は評価されません。
なぜなら、会社が評価するのは「アポ件数」であって、「構造改善」ではないからです。
評価されるのは「結果」だけ
会社では、「今月何件アポを取ったか」という結果だけが評価されます。
どれだけ効率的にアポを取ったかは、評価の対象にはなりません。
むしろ、効率化した結果、「余裕がある人」と見なされ、さらに仕事が増えることも多いんですよね。
実際、僕自身もそうでした。
アポイント取得を効率化して、1日で処理できる件数が10倍になった結果、「じゃあ、この業務もお願いできる？」と次々に仕事が振られるようになりました。
効率化すればするほど、仕事量は減るどころか増えていったんです。
効率化の成果は「当たり前」扱いされる
さらに問題なのは、効率化の成果は「当たり前」扱いされるということです。
例えば、従来20件処理するのに丸1日かかっていたところを、2時間で処理できるようになったとします。
しかし、会社では「2時間で20件処理できる人」として認識されるだけで、「効率化した人」とは評価されません。
そして、次からは「2時間で20件が標準」という扱いになり、期待値だけが上がっていくんですね。
つまり、効率化すればするほど、基準が上がり、楽にはならないという構造になっています。
「報われない努力の構造」の典型例
これは、まさに「報われない努力の構造」の典型例です。
努力して効率化しても、
- 仕事が増える
- 評価されない
- 期待値だけが上がる
- 楽にならない
という状態になってしまうんですよね。
だからこそ、多くの人は「効率化しても意味がない」と感じ、諦めてしまいます。
しかし、ここで諦めてしまうのは、本当にもったいないことなんです。
だからこそ、この思考法を「自分の資産」として持つべき
会社では評価されないかもしれません。
でも、「要素分解」と「再構成」という思考法は、あなた自身の資産になります。
なぜなら、この思考法はどんな仕事にも応用できる汎用スキルだからです。
転職しても、副業を始めても、独立しても、この思考法は使えます。
つまり、会社に依存しない、あなた自身のスキルとして蓄積されていくんですね。
そして、このスキルを持っている人とそうでない人では、将来の選択肢が大きく変わります。
例えば、副業で何かを始めるとき。
「要素分解」と「再構成」ができる人は、限られた時間の中で圧倒的な成果を出すことができます。
一方、このスキルがない人は、同じ時間を使っても、成果が出ず、挫折してしまうことが多いんですね。
だからこそ、会社で評価されなくても、この思考法を磨き続けることには価値があるんです。
会社は「アポ件数」しか見ていないかもしれません。
でも、あなた自身は「構造を変える力」を手に入れている。
その力は、いつか必ず、あなた自身の人生を変える武器になります。
まとめ
ここまでお伝えしたように、効率化の本質は「早くやる」ことではなく、「構造を変える」ことです。
そして、構造を変えるために必要なのが、「要素分解」と「再構成」という2つの思考法なんですね。
アポイント取得を例にすると、
- 業務を最小単位まで分解する（要素分解）
- 共通する作業をまとめる（再構成）
- 作業の切り替え回数を減らす
これだけで、処理速度が10倍になります。
しかし、会社ではこの努力は評価されず、むしろ仕事が増える構造になっています。
だからこそ、この思考法を「会社のため」ではなく「自分の資産」として持つことが重要なんです。
この思考法は、転職しても、副業を始めても、独立しても使える汎用スキルです。
効率化しても楽にならない、という違和感を感じている方は、ぜひこの「要素分解」と「再構成」という考え方を試してみてくださいね！
最後までご覧いただき、ありがとうございました^^
