記事を書いてる人：あまみ るい
「目的の欄に何を書けばいいかわからないんです」
工場設備のメンテナンス会社で業務改善プロジェクトを任された課長から、そう言われた。
「とりあえず『省力化のためにAIシステムを導入する』と書いたんです。部長に見せたら『なんか違う』と言われました。何が違うのかは、教えてもらえなかった」
何度書き直しても、差し戻しの理由が変わらない。
締め切りだけが近づいてくる。
その課長の顔には、焦りと混乱と、少しの怒りが浮かんでいた。
「自分たちは何を書けばいいのか」という問いに、誰も答えてくれなかったのだ。
300社以上の業務改善プロジェクトに関わってきた中で、「目的欄の書き方」が原因で差し戻しを繰り返すケースは本当に多い。
そして、ここに一つの皮肉がある。
一般的な業務改善テンプレートの「目的」欄に書かれている例文——「業務効率化のため」「コスト削減のため」——が、そのままNGパターンになっていることが多いのだ。
業務改善提案書の全体構成については 業務改善提案書の書き方【構成と通し方を完全解説】 で解説している。
この記事では「目的」欄に絞り、なぜ差し戻されるのかを構造から解説する。
- 業務改善提案書の「目的」欄が却下される原因は、4つのNGパターンのいずれかに当てはまっていることがほとんどだ。
- NGの核心は「現場視点で書いている」こと——決裁者は現場の悩みではなく、経営方針との接続と機会損失の大きさで投資判断する。
- NGをOKに変換するには「何のために・何が起きていて・このままどうなるか」の3点セットを、中期経営計画の文脈でつなぐことだ。
業務改善提案書「目的」でやりがちな4つのNGパターン
目的欄が差し戻される原因は、4つのパターンに集約される。
①手段の目的化、②ポエム化、③緊急性の欠如、④部分最適だ。
いずれも「現場視点」で書かれており、決裁者が判断に必要な戦略的整合性が見えない点が共通した構造だ。
決裁者が提案書を読む理由はひとつだ。
「この改善に、会社のお金と時間を投じる価値があるか」を判断するためだ。
その判断に使う基準は「中期経営計画の達成に寄与するか」という戦略的整合性だ。
だから、戦略的整合性が見えない目的文は、どれだけ丁寧に現状を描写しても却下される。
決裁者には「それで、なぜ今やるのか」がわからないからだ。
この前提を踏まえて、4つのNGパターンを見ていく。
NGパターン①｜手段の目的化
NG文例
「最新のAIシステムを導入することで省力化を図る」
「AIシステム導入」は手段であって、目的ではない。
この書き方をすると、決裁者は「なぜAIでなければならないのか」「他の方法は検討したのか」という疑問を持つ。
中期経営計画のどこにも接続していないため、投資する理由が見えない。
決裁者はAIのファンになりたいわけではない。
知りたいのは「うちにいくら得があるのか」だけだ。
ツールの機能をいくら丁寧に説明しても、「で、結局なんなの？」を生むだけで終わる。
NGパターン②｜ポエム化
NG文例
「現場が疲弊している。メンテナンス担当者の負担が大きく、業務改善が必要だ」
「疲弊している」「負担が大きい」は感情・体感であり、データではない。
数字の裏付けがない主観的な記述を、実務では「ポエム」と呼ぶ。
決裁者はポエムを「現場の愚痴」と読む。
議論の土台にならない。
「月間メンテナンス工数が前年比30%増加」という一文があれば、その瞬間に数字の話になる。
しかし「疲弊している」という表現は、どれだけ長く書いても投資判断を動かさない。
NGパターン③｜緊急性の欠如
NG文例
「業務改善を行い、メンテナンスの効率化を図る」
「改善すればよくなる」ことは伝わる。
しかし「なぜ今、予算を投じて取り組まなければならないのか」が伝わらない。
決裁者は「後でもいいな」と判断し、他のプロジェクトが優先される。
これが、提案書が承認されず、机の引き出しに眠る典型的なパターンだ。
部長から「一旦これで進めよう」と言われたのに、いざ予算の話になると後回しにされる——その背景には、この「緊急性の欠如」が潜んでいることが多い。
NGパターン④｜部分最適の追求
NG文例
「人を増やすことでメンテナンス業務の増加に対応する」
人員増加はコスト増加だ。
経営層はコストを増やす提案には慎重になる。
さらに、「なぜ業務が増えているのか」「それが経営方針のどこに関係するのか」が書かれていないため、「現場が人手不足だから増員を求めている」としか読めない。
他部署へ負荷が移る可能性も見えず、会社全体のメリットが不明確だ。
自部署だけが楽になる提案は、経営層の承認を得にくい。
NGをOKに変換する——「目的」欄に書くべき3点セット
NGをOKに変換するには、目的欄を「3点セット」で書き直すことが最も確実だ。
3点セットとは「何のために（中期経営計画との接続）」「何が起きていて（業務変化と課題）」「このままどうなるか（機会損失）」だ。
この3点が揃えば、決裁者は「なぜ今この改善をしなければならないのか」の理由を読み取れる。
4つのNGパターンに共通する問題はひとつだ。
「現場視点」で書かれていることだ。
決裁者が必要としているのは「経営視点からの説明」だ。
具体的には、「目的」欄に書くべきことは以下の3点セットだ。
- 何のために（中期経営計画との接続）
- 何が起きていて（業務変化と課題）
- このままどうなるか（機会損失）
この3点が揃ってはじめて、決裁者は「なぜ今この改善をしなければならないのか」の理由が見えるようになる。
先ほどの工場設備メンテナンス会社の実例で、この3点セットを組み立ててみる。
まず、中期経営計画を確認したところ、この会社には以下の方針が書かれていた。
- 顧客生涯価値（LTV）の最大化を図る
- 工場設備のまるごとメンテナンスで10年以上安定した利益を作る
「まるごとメンテナンス」というキーワードが、業務改善テーマと直結していた。
この発見を出発点に、3点セットを組み立てる。
① 何のために（中期経営計画との接続）
「顧客生涯価値（LTV）の最大化のため、まるごとメンテナンス体制を推進している」
② 何が起きていて（業務変化と課題）
「顧客ごとの全製品担当制への移行にともない、担当一人あたりの対応製品数と必要知識量が急増し、メンテナンスの長期化・品質低下が発生している。開発部門・営業部門の間接コスト増大にもつながっている」
③ このままどうなるか（機会損失）
「このままでは高品質省力化のまるごとメンテナンスの品質維持が困難になる」
この3点を組み合わせると、以下のOKパターンになる。
OKパターン（完成文）
「顧客生涯価値（LTV）の最大化のため、まるごとメンテナンス体制を推進している。顧客ごとの全製品担当制への移行にともない、担当一人あたりの対応製品数と必要知識量が急増し、メンテナンスの長期化・品質低下が発生している。このままでは開発部門・営業部門の間接コスト増大も続き、まるごとメンテナンスの品質維持が困難になる。高品質省力化のまるごとメンテナンスを持続可能にする環境を構築することを目的とする。」
このOKパターンが通る理由は明確だ。
中期経営計画（LTV最大化・まるごとメンテナンス）が冒頭に明示されている。
業務変化の経緯が書かれている。
現状の課題と放置した場合の機会損失が具体的に書かれている。
そして目的の達成像が明確だ。
中期経営計画から逆算して目的を書く詳細な手順は、業務改善提案書「目的」の書き方｜中期経営計画と連動させる実践ガイド で解説している。
提出前に使える「目的」欄の書き方チェック
目的文が完成したら、提出前に4つのチェックを行うことで差し戻しリスクを大幅に下げられる。
却下される目的文のほぼすべてが、以下の4項目のどれかで引っかかっているからだ。
目的文を書いたら、提出前に以下の4項目を確認してほしい。
チェック1｜中期経営計画との接続が書かれているか？
「○○のため」という冒頭句に、会社の経営方針・目標・キーワードが含まれているか確認する。
含まれていなければ、中期経営計画を開いて今回の業務改善テーマに関係するキーワードを3つ書き出すところから始める。
それが「何のために」の出発点になる。
チェック2｜数字または具体的な現象が書かれているか？
「疲弊している」「効率が悪い」という感情・主観ではなく、事実・現象が書かれているか確認する。
「メンテナンス時間が月平均○○時間超過」「対応件数が前年比○○%増」といった形で数字や現象を入れると、決裁者が「議論できる根拠」として読める。
チェック3｜「このままどうなるか」が書かれているか？
「だから今やらなければならない」という緊急性の根拠として、「このままでは○○になる」という機会損失の記述があるか確認する。
この一文がないと、決裁者に「後でいい」と判断される。
他のプロジェクトに優先順位を奪われる直接の原因になる。
チェック4｜手段・ツールを目的として書いていないか？
「AIを導入する」「システムを刷新する」「人員を増やす」が文章の冒頭や中心にある場合は注意が必要だ。
目的欄には「○○を実現するため」という状態・成果を書く。
手段は「解決策」欄で説明する。
まとめ：「なんか違う」と言わせない目的欄を書くために
「なんか違う」という差し戻しの正体は、戦略的整合性の欠如だった。
決裁者は投資判断をするために提案書を読む。
現場の困りごとをどれだけ丁寧に書いても、経営方針との接続がなければ「投資する理由」が見えない。
目的欄に書くべきことは、この3点セットだ。
- 何のために：中期経営計画のどの方針に貢献するか
- 何が起きていて：その方針を推進した結果として何が起きているか
- このままどうなるか：放置したら何を失うか
今日できることは一つだ。
自社の中期経営計画を手元に置いて、今回の業務改善テーマに関係するキーワードを3つ書き出す。
それだけで「目的」の3点セットの出発点が整う。
冒頭の課長も、中期経営計画を確認して「まるごとメンテナンス」「LTV最大化」というキーワードを見つけてから、目的欄の書き方が大きく変わった。
最初の一歩は「中期経営計画を引き出しから出してくる」だけでよかった。
業務改善提案書の他の項目（課題・解決策・予算・スケジュールなど）の書き方については、業務改善提案書の書き方【構成と通し方を完全解説】 を参照してほしい。