記事を書いてる人：あまみ るい
推進者の方から話を聞いていると、顔から疲れと焦りがにじみ出ていることが多い。
「問題点は書きました。でも上司から”なんか違う”って言われて。何が悪いのかわからなくて」
300社以上の業務改善プロジェクトを支援してきた僕のもとに届く相談は、パターンがほぼ2種類だ。
ひとつは、「なんか違う」「本当にこの内容？」「もっとヒアリングして」と漠然と差し戻されるケース。もうひとつは、「一旦これで進めよう」と言われながら、予算・決裁の段階になった途端に他のプロジェクトが優先され、業務改善プロジェクトが止まってしまうケースだ。
どちらも、担当者の努力不足ではない。問題点セクションに共通する5つの「書き方の型の失敗」がある。
ある工場設備メンテナンス企業で、推進者が何度ヒアリングを重ねても差し戻され続けた。責任者・推進者・推進チームで三者協議をした結果、問題点の書き方が「決裁者が投資判断できない形式」になっていたことが判明した。書き方を変えただけで、提案は動き出した。
業務改善提案書の全体構成を先に確認したい場合は、業務改善提案書の書き方【構成と通し方を完全解説】を参照してほしい。
- 業務改善提案書「問題点」が却下される原因は努力不足ではなく「書き方の型」にある。5つのNGパターンを知ることが出発点。
- 決裁者が求めるのは「現場の困りごと」ではなく「機会損失・継続損失の定量化」。現場の感覚値を投資対効果の数値に変換することが本質。
- NG例文/OK例文の対比で、自分の提案書のどこがズレているかを特定できる。
業務改善提案書「問題点」の書き方でやりがちなNG5パターン
業務改善提案書の「問題点」でよくある書き方の失敗は5種類に分類できる。すべてに共通する原因は「現場の感覚・主観をそのまま書いており、経営のダメージ（損失額）への翻訳ができていない」という一点だ。この5パターンを把握し、NG例文をOK例文に変換するだけで差し戻しの原因を取り除ける。
5つのNGパターンはいずれも、300社以上のコンサルティング経験とWeb上の提案書事例から抽出した共通類型だ。自分の提案書がどれに当てはまるか、確認しながら読んでほしい。
NG①：ポエム化——感覚・主観の表現をそのまま書く
「残業が多い」「疲弊している」という書き方は、ポエム化と呼ばれるNGパターンの典型だ。
感覚や主観だけで書かれた問題点は、「担当者が少し頑張れば解決できそう」に見える。決裁者にとっては投資判断の根拠にならず、「では工夫してみてください」で終わる。数字のない問題提起は、経営層の議論の土台にすらならない。
❌ NG例 「フィールドエンジニアの残業が多い」
✅ OK例 「フィールドエンジニア1件あたりの対応コストが現状17.5万円（理想ケース比＋13.5万円）。年間1,000件で差額1億4,000万円が毎年継続する」
変換ポイント：感覚表現を「数値×件数×年間コスト」に置き換える。
NG②：手段が問題にすり替わっている——ツール不在を問題と書く
「AIを導入していないことが問題だ」「ペーパーレス化されていないのが課題だ」という書き方は、特定ツールの導入自体を問題として扱っている。
決裁者はツールのファンではない。関心があるのはコスト削減と利益向上だけだ。ツールを導入するかどうかの話は「解決策」セクションで行う。問題点セクションに書くのは、現状がいくらの損失を生んでいるかだ。
❌ NG例 「メンテナンス管理システムが古く、デジタル化されていないことが問題だ」
✅ OK例 「メンテナンス管理システムの非効率により、1件あたり処理時間が8時間余分にかかっており、年間コスト損失は○万円に達している」
変換ポイント：ツールの状態ではなく、その状態が生んでいる損失額を書く。
NG③：他部門への責任転嫁・個人能力の批判
「〇〇さんが非協力的だ」「あの部署の連携が悪い」という表現は、組織の信頼を損ねるだけで根本的な業務プロセスの改善につながらない。
このパターンには部分最適の視点という別の問題も潜んでいる。自部署の困りごとだけを書き、他部署への波及を無視した書き方になりやすいのだ。「誰の問題か」ではなく、「どれだけの損失コストになっているか」を業務構造として示す必要がある。業務改善提案書の「課題」の書き方では、この視点からの整理方法を解説している。
❌ NG例 「開発部門との連携不足が問題であり、開発部門が迅速に対応しないためプロジェクトが遅延している」
✅ OK例 「メンテナンス対応の問い合わせが開発部門に直接飛び、年間8,000時間（50人月）を消費している。開発部門50名規模では毎年1ヶ月分の製品開発が遅延する構造になっている」
変換ポイント：「誰が悪い」ではなく「何時間・何円の損失が出ているか」を業務構造として示す。
NG④：規程と実態の混同——マニュアル手順を書く
「本来こうあるべき手順」をそのまま書いてしまい、現場で実際に起きている「自己流」「暗黙のルール」「二重入力」などの実態を見逃すパターンだ。
実態と乖離した問題点からは、的外れな解決策しか生まれない。現場では「マニュアルに書いてある手順」ではなく「実際にやっている手順」を計測・ヒアリングで確認することが必要だ。
❌ NG例 「マニュアルでは3ステップの手順が定められているが、遵守されていない」
✅ OK例 「マニュアル上は3ステップ（30分）の作業だが、現場では担当者ごとに5〜9ステップ（45〜120分）の自己流手順が定着しており、品質のばらつきと対応時間の超過が発生している」
変換ポイント：マニュアル記載ではなく、ヒアリング・計測で確認した現場の実態を数値で書く。
NG⑤：体感データ依存——「だいたい」「感覚的には」を使う
「この作業は大体3時間くらいかかっています」——この一文が入った提案書は、決裁者に信用されない。
体感データに頼った記述の危うさは、実測値と大きくズレることにある。「大体3時間」と言った担当者の作業をストップウォッチで計測したら、5時間半かかっていた——そういう事例は珍しくない。「たぶん」「感覚的には」「〜と思われる」が含まれる提案書に対して、決裁者は判断を保留する。
❌ NG例 「この作業は大体3時間くらいかかっています」
✅ OK例 「この作業を5名の担当者にストップウォッチ計測してもらった結果、平均4時間20分（最短3時間10分・最長5時間30分）かかっていることを確認した」
変換ポイント：体感値を「実測値」に置き換える。計測手段（ストップウォッチ、システムログ等）を明示する。
業務改善提案書「問題点」の書き方を正す——決裁者が求める機会損失と投資対効果の視点
業務改善提案書の「問題点」を正しく書くには、「現場の困りごとを経営のダメージ（損失額）に翻訳する」という一点に集中すればよい。決裁者が問題点セクションから読み取りたいのは①現状の損失額、②放置した場合の継続損失、③他のプロジェクトとの優先度比較——この3点だけだ。
300社以上を支援してきた経験から気づいたことがある。業務改善提案書の「問題点」で却下されるケースは、見かけが違っても必ず2つのパターンに収まる。「なんか違う」と即座に差し戻される即時却下型と、「一旦これで進めよう」と言われながら予算・決裁の段階で他のプロジェクトを優先される保留型だ。見かけは異なるが、根本原因は同じだ——問題の損失額が見えていないため、「今すぐ優先すべき案件」と判断できないのだ。
5つのNGパターンを並べてみると、共通する根本原因が見えてくる。
「現場の困りごとを、経営のダメージ（損失額）に翻訳していない」——これが全パターンに通底する本質だ。
「一旦これで進めよう」と言われながら予算段階で他のプロジェクトを優先されてしまうのも、同じ構造が原因だ。問題の損失額が見えていないため、決裁者から見ると「緊急性が低い案件」に映っている。
決裁者が問題点セクションで確認したいのは3点だけだ。
- 現状の損失額——この問題は今いくらのコストを生んでいるか
- 放置した場合の継続損失——1年後、2年後にどれだけ積み上がるか
- 他のプロジェクトとの優先度比較——いくらの問題として扱えばいいか
この3点が揃って初めて、「他のプロジェクトより先にこれを動かすべきか」を判断できる。
前述の工場設備メンテナンス企業では、最初の問題点は「残業が多い」「連携ができていない」だった。三者協議でQCDの3軸（品質・コスト・デリバリー）を使って計算し直したところ、直接コスト差額1億4,000万円、開発部門への波及8,000時間（年間）、営業機会損失3億円——合計4億5,000万円超の継続損失が可視化された。問題点の書き方を変えた後、決裁者の判断は「他のプロジェクトより先にこれを進める必要がある」に変わった。
QCDを使った具体的な数値化の5ステップ計算手順は、業務改善提案書の「問題点」はQCDで書く｜投資を通す数値化5ステップで詳しく解説している。
また、問題点で示した継続損失が目的セクションの経営課題と連動していることも重要だ。この連動設計については業務改善提案書「目的」の書き方を参照してほしい。
業務改善提案書「問題点」の書き方チェックリスト——提出前に確認する5項目
業務改善提案書の「問題点」は、以下の5項目すべてが「OK」になれば完成だ。これは「5つのNGパターンがすべて解消されているか」を確認するリストでもある。5項目をクリアした問題点セクションは、決裁者が投資判断できる根拠として機能する。
5つのNGパターンを踏まえ、提出前に使える自己チェックリストをまとめた。
- [ ] 「残業が多い」「作業が遅い」などの感覚・主観表現を、具体的な数値（時間×件数×年間コスト）に置き換えた
- NG「フィールドエンジニアの残業が多い」→ OK「年間1,000件で差額1億4,000万円が毎年継続する」
- [ ] 問題点にツール名・システム名を主語として書いていない（ツールの状態ではなく損失額を書いた）
- NG「システムが古くデジタル化されていないことが問題」→ OK「1件あたり8時間余分にかかり年間コスト損失は○万円」
- [ ] 「〇〇部署が悪い」「〇〇さんが非協力的」という表現がない（関係部門への影響は損失時間・損失額で示した）
- NG「開発部門の対応が遅い」→ OK「開発部門で年間8,000時間（50人月）が消費されている」
- [ ] 「だいたい」「感覚的には」「〜と思われる」という体感表現がない（計測した数値を使っている）
- NG「大体3時間くらいかかっています」→ OK「ストップウォッチ計測で平均4時間20分を確認した」
- [ ] 「今年の問題」ではなく「放置すると毎年積み上がる継続損失」として表現した
- NG「この問題が発生している」→ OK「この状態が毎年継続すると年間○円の損失が積み上がる」
まとめ
業務改善提案書の「問題点」は、困りごとを並べる場所ではない。
「この問題を放置すると年間いくらのコストが積み上がるか」——機会損失を数値化した投資判断の根拠を示すセクションだ。
5つのNGパターンを把握し、NG/OK変換を実践するだけで提案書の説得力は大きく変わる。「なんか違う」と漠然と差し戻されていた提案が、優先プロジェクトとして動き出した事例は実際にある。問題点セクションを書き終えたら、提出前のチェックリストで最終確認してほしい。
業務改善提案書の他の項目の書き方は、業務改善提案書の書き方【構成と通し方を完全解説】にまとめている。