「早く終わらせたのに、なぜか損をしている気がする」。
段取りを組んで、人より早く仕事を終える。すると、ほかの人の手伝いを頼まれたり、次の仕事を足されたりする。周りのペースと合わず、浮いているように感じることもある。早いのは、悪いことなのだろうか。
知恵袋にも、人より早く仕事が終わるので、ほかの人のヘルプを頼まれることがあり、遅い人の方が得をしているようで不満だ、という相談がありました(Yahoo!知恵袋)。効率を上げても、その分ほかの仕事を持ってこられて残業が減らないので、効率化したくない、という相談もあります(Yahoo!知恵袋)。
けれど、仕事が早いのは、欠点ではありません。その速さは、仕組みを作る力から生まれています。仕事が早い人には、段取りを先に考える、同じ作業をまとめる、繰り返す仕事を型にする、といった進め方が見られます。どれも、手を速く動かすことではなく、仕事の形を変えることです。
僕自身は、会社員の時に、仕事を増やされたことはありませんでした。外回りやテレアポのやり方を工夫して時間を作り、その時間を、副業の準備や下調べに使っていました。営業支援システムから顧客の情報を出して、スプレッドシートにまとめ、営業チームのみんながテレアポをしやすくする役を引き受けたこともあります。
この記事では、仕事が早い人の特徴と性格を、本人の側から整理します。
- 仕事が早い人の特徴は、手の速さではなく、仕事をまとめる、型にする、迷う時間を減らすといった進め方にある
- 速さの正体は、仕事を要素に分けて組み直す、仕組みを作る力。性格の欠点ではない
- 仕事が増える、嫌われるのは、速さそのものより、職場が速さをどう扱うかの問題。報われないのは、力の置き場所が会社の評価1つだから
仕事が早い人の特徴
上位の記事が挙げる仕事が早い人の特徴には、優先順位をつける、段取りをする、判断が速い、完璧を求めすぎない、といったものがあります。ここでは、それを本人の側から見直します。診断ではなく、自分を見直すための例です。
- 同じ種類の仕事を、まとめてやる: 電話は電話で続けて、メールはメールで続けて片づける。仕事を切り替えるたびに、頭の切り替えにも時間がかかるからです
- 始める前に、段取りを組む: 順番と、かかる時間を先に考える
- 迷う時間が短い: 何から手をつけるか、どこまでやれば十分かを先に決めている
- 型と手順を作る: 2回目からは、考えずに進められるようにする
- 物事を、数字に置き換える: 感覚ではなく、時間や件数や率で、どこで止まっているかを見る
- ムダな時間を、先に削る: 長くなりがちな打ち合わせの時間を、先に短く決めておく
僕も、テレアポは電話を続けてかける、メールは続けて送る、外回りは予定を詰めて入れる、というように、仕事の種類ごとにまとめて時間を使っていました。上司との打ち合わせも、短めに時間を決めていました。
思い当たる所はあるでしょうか。全部に当てはまる必要はありません。
仕事が早い人の性格
仕事が早い人の性格を、1つの型に決めることはできません。それでも、上に並べた特徴からは、次のような傾向が見えてきます。
- 手順や順番を考えてから動きたい
- 同じ作業を繰り返すなら、もっと簡単にできる形を考えたい
- 感覚だけでなく、数字や具体的な条件で判断したい
- 目的に対して、要る作業と要らない作業を分けたい
ただし、これは仕事が早い人全員に当てはまる性格ではありません。この記事では、こうした傾向を持つ人を「効率好き」と呼びます。
計画的に時間を使うことが、仕事の成果と関わることは、研究でも調べられています。
時間管理の研究をまとめた論文では、時間の管理は仕事の成果と中程度の関連があり、心の負担とは逆の関連があったと報告されています(Aeon, Faber & Panaccio, 2021, PLOS ONE)。100年以上の研究をまとめた別の論文では、誠実性という性格の特徴が、仕事の成果に関わる性格の要因の中で、もっとも強いものとされ、その特徴の1つに、目標に向けた行動が挙げられています(Wilmot & Ones, 2019, PNAS)。
どちらも、仕事が早い人だけを調べた研究ではありません。「仕事が早い人は誠実だ」とも言えません。言えるのは、時間を管理し、目標に向けて動くことが、仕事の成果と関わっている、ということです。だから、性格を1つに決めつけるより、自分が実際にどんな進め方をしているかを見る方が役に立ちます。
そして、速さと、冷たさやせっかちさは、別のことです。速く進めることと、相手を大事にしないことは、同じではありません。速さだけで、性格の良し悪しは決まりません。
速さの正体は、仕組みを作る力
効率好きの特徴は、それぞれ別の働きをしています。仕事をまとめることは、切り替えの回数を減らします。型を作ることは、毎回の判断を減らします。数字に置き換えることは、直すべき場所を特定します。共通しているのは、作業をそのまま速く処理するのではなく、仕事を要素に分けて、順番と形を組み直していることです。
僕がそれに気づいたのは、会社員の時に受けた起業家向けのセミナーで、「要素に分けて、構造を組み直す」という考え方を学んだ時でした。自分が無意識にやっていたのは、これだったのか、と思いました。現実の仕事を数字に置き換えていたことにも、周りの人はそこをあまり気にしていないことにも、その時に気づきました。
チームのためにスプレッドシートを作ったのも、同じ流れです。顧客の情報をまとめて1つの形にしておけば、営業チームのみんながテレアポをしやすくなる。速さは、自分の手を速くすることではなく、仕事の形を変えることから生まれていました。
だから、仕事が早いのは欠点ではなく、仕組みを作る力です。
仕事が早い人が、嫌われたり、仕事が増えたりする理由
それでも、仕事が早いことで損をしたり、周りとぶつかったりすることはあります。正直に書いておきます。
1つは、早く終えた時間が「余力」と見なされることです。冒頭の相談のように、早く終わった人に、ほかの人の手伝いや次の仕事が回ってくる。早く終えた分が、自分の時間にも評価にもならず、仕事の受け皿になってしまいます。
もう1つは、工夫が見えないことです。知恵袋には、考えながら効率よく進めるのが好きで、予定より早く終わるのに、それを「若いから」と言われるのが嫌だ、という相談がありました(Yahoo!知恵袋)。速さの裏にある段取りや型は、外からは見えにくく、年齢や性格のせいにされてしまうことがあります。
そして、ペースの違いです。早い人は、ムダを減らしているだけのつもりでも、周りには「自分の仕事が遅いと言われている」「自分のペースを乱される」と受け取られることがあります。どの職場でも起きることではありませんが、起こりうるすれ違いです。
どれも、速さそのものが悪いのではなく、職場が速さをどう扱うか、周りにどう見えるかの問題です。
報われないのは、速さのせいではなく、力の置き場所
仕組みを作る力は、自分の仕事を早く終わらせるだけでなく、チームの仕事の進め方を変えるためにも使えます。会社の中でできることもあります。
作った時間を、ただ次の仕事の受け皿にしないで、チームのための型や仕組みに使う。僕がスプレッドシートを作って、チームのテレアポをしやすくしたように、速さを、みんなが使える形に変える。速さの裏にある段取りや型を、言葉や数字にして、見える形にしておく。
それでも、速さや工夫が評価の項目に入っていなければ、報われないことがあります。そして、力の置き場所が会社の評価1つのままだと、上司や評価の仕組みが変わるたびに、また報われない所に戻ってしまうことがあります。報われないのは、速さのせいではなく、力の置き場所が1つしかないからです。
その速さを、どこで、どう活かすか
早く終わらせることを、ためらう必要はありません。
仕事が早いのは、欠点ではなく、仕組みを作る力です。その力を、どこで、どう活かすかは、自分で選べます。そして、その力は、会社の評価のためだけでなく、守りたい人のために使えるものです。
仕事が早い人は、職場で「効率厨」や「効率重視」と言われることもあります。2つの言葉は似ているようで、受け取られ方が違います。自分が効率を大事にすることが、単なるせっかちさではなく、どんな力につながっているのか。その違いを、次の記事で整理しています。