無能な上司の特徴は、だいたい7つにまとまります。指示が曖昧、根性論で片づける、改善の提案に耳を貸さない、決めない、方針や言うことが変わる、無駄な仕事を増やす、できる部下に仕事を寄せる。この7つです。
そして、そういう上司にイライラしてしまうのは、厳しすぎるからではありません。指示の穴を確かめ、決まらない所を埋め、やり直しを引き受けているのが、部下の側だからです。それだけ働いても報われないのは、仕事が足りないからではなく、仕事の配り方や、手柄と責任の流れ方という職場の仕組みが、部下の成果に合っていないからです。
「上司がめちゃくちゃ曖昧な指示しかしてこない」「こんなことでイライラする自分は、性格が悪いのかもしれない」。上司の言動に引っかかるたびに、そんなふうに思ってしまう人は少なくありません。
僕も会社員の時、提案書の型に「何のために書くか」を足して新人の教育に使えるようにしたり、流入元ごとの率を出して営業部の動きを集め、全員の率を上げたりしました。けれど、課長も部長も、その仕組み化を理解しませんでした。なぜ数字が上がったのかを説明しても、上司はピンときていませんでした。
この記事では、無能に見える上司の特徴を整理したうえで、その上司にイライラしてしまう理由と、その苛立ちが向いている職場の仕組み、会社の中でできることまでを順に見ていきます。
無能な上司によくある7つの特徴
まず、職場で「無能な上司」と感じられやすい特徴を、7つに分けて見ていきます。どれも、部下の側から見ると、仕事が止まったり、やり直しが増えたりする所です。
1. 指示が曖昧で、完成形と期限が分からない
いちばんよく挙がるのが、指示の曖昧さです。何を、どこまで、いつまでにやればいいのかが分からないまま、仕事を渡されます。知恵袋にも、上司が曖昧な指示しか出さず、確認すると時間がかかるという相談がありました(Yahoo!知恵袋)。「早めに」と言われて、それが何時までなのかを毎回聞き返している、という相談もあります(Yahoo!知恵袋)。
2. 根性論・精神論で片づける
やり方の問題を、気合と努力の問題にしてしまう上司もいます。仕事が回らない時に、手順や人の配り方を見直すのではなく、「気合、努力、根性でやってみろ」と返す。そういう上司の下で働く相談がありました(Yahoo!知恵袋)。精神論を唱えて、何かをやった気になっている、という声もあります(Yahoo!知恵袋)。
3. 改善の提案に耳を貸さない
非効率なやり方が目の前にあっても、変えようとしない上司です。業務改善を提案しても上司が耳を貸さない(Yahoo!知恵袋)、改善を1年訴え続けても何も反映されない(Yahoo!知恵袋)、という相談が並んでいます。
4. 決めない。誰が、何を、いつまでにやるかを決めない
担当と期限を決めないまま、仕事が流れていく上司もいます。「誰に何をいつまでに」を明確にしない、という相談がありました(Yahoo!知恵袋)。ぎりぎりまで何の指示もないまま進み、直前になって慌てて取りかかることが多い、という声もあります(Yahoo!知恵袋)。決めないまま問題が起きると、その責任だけが部下に回ってくることもあります。決めないことのしわ寄せは、締め切りの直前に、部下の残業として出てきます。
5. 方針や言うことが、日によって変わる
昨日と今日で言うことが違い、上司どうしでも言うことが食い違う。そういう職場で混乱している、という相談がありました(Yahoo!知恵袋)。方針が変わること自体が問題なのではありません。変える理由や新しい優先順位が伝えられないまま、途中まで進めた仕事を何度もやり直すことになると、部下の時間が失われていきます。
6. 無駄な仕事を増やす
報告のための資料、目的の分からない会議、毎日の進捗の報告。仕事そのものではなく、仕事を報告するための仕事が増えていく上司もいます。進捗をまとめて報告する時間だけで、毎日1時間を無駄にしている気がする、という相談もありました(Yahoo!知恵袋)。
7. できる部下に仕事を寄せる
頼みやすい人、早く終わらせる人に、仕事が集まっていく上司もいます。仕事ができない人をかわいがり、できる人に仕事を押しつける上司への不満を書いた相談がありました(Yahoo!知恵袋)。負担はできる部下に寄り、うまくいった成果は上司の手柄として扱われる。できる人ほど忙しくなり、それが当たり前になっていきます。
上司が無能に見えるのは、なぜか
7つの特徴を並べると、上司という人が悪いように見えます。責任を部下に回すことのように、進め方の違いだけでは説明できないものもあります。ただ、改善したい部下と、目の前の仕事を回すことを優先する上司とでは、仕事を見る物差しが違うことがよくあります。
仕事の進め方を考える人は、目的、手順、ムダを見ています。何のための仕事か。どの順で進めれば早いか。どこに二度手間があるか。
一方、上司は、さらに上の意向や、目の前の数字、これまでのやり方を優先していることがあります。上から言われたことを、今月どうしのぐか。その物差しで見れば、手順を整えるより、気合で乗り切らせるほうが早く見えます。
上司が改善に動かない理由は、能力だけでは説明できません。上から求められる成果、評価の基準、使える時間や権限によっては、目の前の数字を優先し、仕組みを見直す余裕を持てないこともあります。僕が会社員だった時、社長、事業部長、部長、課長のみんなが、利益の確保で右往左往し、残業をしていました。けれど、その場しのぎの連続で、いつまで続くのかは誰にも分かりませんでした。
僕は後から、本を読み、セミナーも受けて、その人たちの経歴や、働いてきた時代、本来の役割を学びました。上司の行動は、能力の問題としてだけでなく、その人が置かれてきた立場と時代からも見ることができます。部長の行動を、入社からの30年の時代の流れで追った記事も書いています。
「無能な上司」ではなかった——現場を知らない55歳部長、1993年入社からの30年史
無能な上司にイライラするのはなぜか。性格が悪いからとは限らない
上司に限らず、職場の誰かにイライラしたあとで、自分を責めてしまう人もいます。知恵袋にも、同じ職場の仕事がのろい人を見るとついイラッとしてしまい、そのたびに自分は性格が悪いと思ってしまう、という相談がありました(Yahoo!知恵袋)。
けれど、その苛立ちは、厳しさや性格の悪さから来ているとは限りません。上司の指示の穴や、やり方のムダは、その穴を埋める側にいる人ほど、毎日目に入ります。確かめ直しも、やり直しも、自分の手元に回ってくるからです。苛立ちは、しわ寄せを受けている所で起きるのです。
僕も、上司とは違う視点で仕事を見ていました。社内の業務の課題や、お客様の業務の課題を、事実を数字にしたり、一段抽象的に考えたりして解いていました。
苛立ちの先にある、職場の3つの仕組み
上司への苛立ちを、もう少し分けてみます。何に苛立っているかを見ると、それが上司という人より、仕事の進み方の仕組みに向いていることが見えてきます。
1つ目は、曖昧な指示への苛立ちです。完成形も期限も分からない指示にもやもやするのは、目的と完成形と期限が決まらないまま、仕事だけが渡される流れになっているからです。決まっていない所は、受け取った部下が確かめ、埋めることになります。
2つ目は、根性論への苛立ちです。「気合でなんとかしろ」が受け入れられないのは、仕事が回らない原因が、手順や人の配り方にあることが多いからです。やり方の問題を努力の量の問題にされると、配り方は変わらないまま、負担だけが部下に残ります。
3つ目は、改善しない上司への苛立ちです。同じムダが毎日くり返されるのに、改善の提案は採られず、採られても誰の工夫かは数えられないこともあります。改善した分が、仕事の決め方にも、手柄の流れ方にもつながっていないのです。
この3つは、どれも、上司の人柄だけでなく、仕事の配り方や、手柄と責任の流れ方という職場の仕組みに向いた苛立ちです。
そして、気づいた問題を放っておけず、自分で確かめ、手順を補うほど、その分の負担が自分に寄っていきます。穴を埋める人の所に仕事が集まる配り方では、補った分が、かえって自分の負担を増やすこともあるのです。
無能な上司の下で働く優秀な部下が疲れる3つの理由
無能な上司の下で、いちばん疲れるのは、仕事ができる部下です。理由は3つあります。
1つは、仕事が寄ってくることです。特徴の7つ目で見たとおり、頼みやすく早い人に仕事が集まります。早く終わらせても、空いた時間に次の仕事が入ってきます。早く終わらせると仕事が増える仕組みは、別の記事で整理しています。
仕事を早く終わらせると仕事が増えるのはなぜ？損をしないために知っておきたい仕組み
もう1つは、確認と穴埋めを、一人で引き受けてしまうことです。曖昧な指示を、毎回確かめ直すのも疲れた、という相談がありました(Yahoo!知恵袋)。上司が決めない分、決まっていない所を、部下が確かめ、埋めることになります。指示の確かめ直し、抜けの穴埋め、関係する人への確認。こうした仕事は、問題なく終われば成果として表に出にくいものです。けれど、誰かが引き受けなければ、仕事は止まってしまいます。
そして最後に、そこまで工夫しても、成果として数えられないことです。報われた実感がないまま負担だけが続くことが、疲れをいちばん深くします。僕が作った提案書の型も、営業部の率を上げた仕組みも、誰の工夫として数えるかが決まっていませんでした。なんとなく上がった数字は、それぞれの努力として受け取られました。
無能な上司の下で働く時に、会社の中でできること
上司を変えることはできなくても、上司との仕事の進め方は、こちらから変えられる所があります。
1つは、指示を受けたその場で、目的、完成形、期限の3つを確かめることです。「何のための資料か」「どこまで仕上げればいいか」「何時までか」。先の相談のように「早めとは何時までですか」と聞き返すのは、細かいのではなく、やり直しを減らす手順です。毎回同じ3つを聞くと決めておけば、確認の手間も小さくなります。
次に、決めない上司には、案を2つ持っていき、選んでもらう方法があります。白紙から決めてもらうより、選ぶほうが上司の負担は軽く、決まるまでの時間も短くなります。
根性論の上司には、やり方を小さく試した結果を、数字で見せる方法があります。僕は、受注までの率が落ちていた時、流入元ごとに次へ進む率が違うことを数字で示し、率の高い流入元に営業部の動きを集めて、全員の率を上げました。気合の話を数字の話に置き換えると、少なくとも、何を変えたら何が変わったかを示せます。ただ、後で書くように、それで上司に伝わるとは限りません。
打ち合わせの長さを、先に決めておくのも1つです。僕は上司との打ち合わせの時間を短めに設定して、打ち合わせが長引かないようにしていました。
そして、どれだけ苛立っても、上司の人格を否定しないことと、社内に愚痴を広めないことです。苛立ちを口に出すほど、改善の提案は、上司への反発として受け取られやすくなります。
それでも、また同じことが起きる理由
こうした工夫で、確かめ直しの手間ややり直しを減らせることはあります。けれど、ここまでの方法で変えられるのは、自分の側の進め方です。改善の提案が採られるか、仕組みを作ったことが誰の工夫として数えられるかまでは、自分だけでは決められません。誰を上司にするか、仕事をどう配るかを決めるのは、会社です。
僕も、数字が上がった理由を説明しました。けれど、課長も部長もピンときていませんでした。進め方を工夫しても、上司の物差しが変わらなければ、仕組みを作った成果は、誰の工夫としても数えられません。上司が替わっても、仕事の配り方が同じなら、次の上司の下で、また同じことが起きます。
仕事の配り方と手柄の流れ方が同じままだと、上司が替わっても、穴を埋める役と、数えられない負担は、また部下の側に残るのです。
上司にイライラしても、自分を責める必要はない
無能に見える上司の下で報われないのは、仕事が足りないからではなく、仕事の配り方、手柄と責任の流れ方という職場の仕組みが、部下の成果に合っていないからです。会社の中でできることで、手間を減らすことはできます。それでも同じことが起きるなら、それは自分の側の問題ではありません。
ただ、仕組みのせいだと分かっても、曖昧な指示や変わらないムダが目に入ると、つい苛立ってしまう。周りが気にしない所で、早く段取りを組みたくなる。では、この苛立ちや速さは、何の表れなのか。そういう人は、職場で「効率厨」や「効率重視」と言われることもあります。その共通点と、周りと考え方が合わなくなる理由を、次の記事で整理しています。