仕事を早く終わらせると仕事が増えるのは、能力や性格のせいではありません。早く終わらせて手が空くと、それが「余力」に見えて、次の仕事が回ってくるからです。
そして、それだけ働いても報われないのは、働きが足りないからではなく、仕事の配り方と評価のされ方が、早く終わらせた成果に合っていないからです。
「早く終わらせれば終わらせるほど、仕事を増やされる」。知恵袋にも、そんな相談がいくつも並んでいます。上司から頼まれた仕事を期限よりかなり早く終わらせたら、どんどん頼まれるようになり、毎日の仕事も増えて手に負えなくなった。上司は自分が何をしているのか分かっていない、という相談もありました(Yahoo!知恵袋)。事務処理が早くて毎日定時に帰れるのに、それを見た上司に暇だと思われ、仕事を振られ、評価は低い、という相談もあります(Yahoo!知恵袋)。
僕自身は、会社員の時に、仕事を増やされたことはありませんでした。ただ、仕事の進め方を変えて部の数字を上げても、それが評価の項目に入っていなかった、ということはあります。早さや工夫が、評価にそのまま返ってこない。その仕組みは、この相談と同じ所から来ています。
- 早く終わらせると仕事が増えるのは、空いた時間が余力に見える、早さの中身が見えない、評価が早さを数えない、の3つの仕組みのせい
- わざとゆっくりやれば増える仕事は減るかもしれないが、速さを磨く機会と、空いた時間そのものを失う
- 会社の中でできることはあるが、仕事の配り方と評価の項目が変わらなければ、同じことがまた起きうる
仕事を早く終わらせると仕事が増えるのはなぜか。3つの理由
1. 手が空くと「余力」に見え、仕事を増やされる
職場の仕事は、多くの場合、手の空いている人に回ります。誰がどれだけの仕事を持っているかを、細かく測っている職場は多くありません。すると、早く終わらせて手が空いた人は、「まだ受けられる人」に見えます。
知恵袋には、業務改善で作業時間を大きく短くしたのに、その分ほかの仕事が回ってくる悪循環になった、という相談もありました(Yahoo!知恵袋)。早く終わらせて作った時間が、自分の時間にならず、次の仕事の受け皿になってしまうのです。
2. 早さの中身が見えず、暇だと思われて押し付けられる
早く終わらせる人は、手を速く動かしているだけではありません。先に段取りを組み、同じ種類の作業をまとめ、迷う時間を減らしています。けれど、その工夫は外からは見えません。
上司に見えるのは、「もう終わっている」という結果と、空いている時間だけです。だから、工夫して作った時間が「暇そうにしている時間」に見えてしまう。暇だと思われるのは、早さの中身が見えないからです。
3. 効率化しても評価が早さを数えず、給料が変わらない
会社員の給料の多くは、決まった額です。評価の項目も、売上や件数、決まった仕事をこなしたかで書かれていることが多く、「早く終わらせたこと」そのものは、点数になりにくいものです。
早く終わらせても、その分が給料にも評価にも返らない。返ってくるのは、次の仕事だけ。そう感じるのは、自然なことです。
3つを並べると、どれも、早く終わらせた本人の能力や性格の問題ではないことが分かります。仕事の配り方と、評価の仕組みの問題です。
仕事が早い人は、損をしているのか
給料と評価だけを見れば、損をしているように見える場面はあります。知恵袋には、仕事が早いと自分ばかりが仕事をさせられて、給料はそれに見合うほど増えず、むしろ損ではないか、という相談がいくつもあります(Yahoo!知恵袋)。
ただ、正確に言うと、損をしているのは「速さ」そのものではありません。空いた時間が、次の仕事を配る枠として扱われることです。早く終わらせて生まれた時間が、自分の意思とは関係なく次の仕事で埋まり、短くした工夫は評価に返らない。だから、本人には負担だけが増えたように感じられます。
仕事を早く終わらせる人は、ただ手を速く動かしているとは限りません。先に手順を考える、同じ種類の作業をまとめる、何度も繰り返す仕事をやりやすい形に変える。速さは、手の速さではなく、こうした進め方の工夫から生まれます。僕も会社員の時は、テレアポは電話を続けてかける、メールは続けて送る、というように、同じ種類の仕事をまとめて、頭の切り替えを減らしていました。上司との打ち合わせも、先に短めに時間を決めていました。どれも、仕事の形を変えることです。仕事が早い人の特徴は、仕事が早い人の特徴と性格の記事にまとめています。
仕事が早い人に共通する段取りや性格は、仕事が早い人の特徴と性格で整理しています。
わざとゆっくりやる、効率化をやめるのは、ありか
仕事を増やされないように、わざとゆっくりやる。知恵袋には、早く終わらせて報告していたら他の人の仕事まで回されたので、最近は進み具合を少なめに報告している、という新入社員の相談もありました(Yahoo!知恵袋)。
増える仕事を減らすだけなら、その方法にも効き目はあるかもしれません。けれど、失うものもあります。
1つは、速さを磨く機会です。段取りを組み、型を作り、時間を短くする工夫は、使うほど上手くなります。わざと遅くすると、その力を伸ばす場面がなくなります。もう1つは、空いた時間そのものです。遅くして時間を埋めれば、仕事は増えませんが、自分の時間も生まれません。
効率化をやめる、という声もあります。仕事で効率化を求められるが、効率を上げた分ほかの仕事を引っ張ってこられて残業が減らないので、効率化したくない、という相談です(Yahoo!知恵袋)。気持ちはよく分かります。けれど、わざと遅くしても、効率化をやめても、仕事の配り方と評価の仕組みは変わりません。変わるのは、自分の力の伸び方だけです。速さを捨てるか、速さの使い道を変えるか。判断の基準として、失うものも並べておきたいのです。
損をしないために、会社の中でできること
速さを捨てずに、増える仕事に振り回されないために、会社の中でできることもあります。
まず、空いた時間の使い道を、先に自分で決めておくことです。チームのための型を作る、仕事に必要な学びに使う。使い道が決まっていれば、「空いている時間」ではなく「使っている時間」になります。
次に、早さの中身を見える形にすることです。「早く終わりました」ではなく、「この作業を、こういう手順にして、週に何時間短くしました」と、何を、どれだけ、どう変えたかを数字で伝えます。中身が見えれば、暇に見られにくくなります。
そして、仕事の量を、上司と言葉にして決めることです。追加で頼まれた時に、すぐ引き受けるか断るかを決めるのではなく、今持っている仕事の期限と順番を確かめる、という方法があります。「今はAとBを進めています。Cを先にする場合、AとBのどちらを後にしますか」と聞けば、仕事の量と順番を上司と一緒に決められます。手が空くたびに回ってくる形を、話し合いの形に変えるのです。必ず仕事が減るとは限りませんが、何を持っているかは伝わります。
最後に、工夫を自分の手の中にとどめず、チームが使える仕組みにして渡すことです。僕は会社員の時、営業支援システムから顧客の情報を出してスプレッドシートにまとめ、営業チームのみんながテレアポをしやすくする役を引き受けていました。速さを、自分の手の速さで終わらせず、みんなの仕事が早くなる形にする。そうすると、早さの価値が周りにも見える形になります。
それでも、また同じことが起きる理由
ここまでの対処で変えられるのは、見せ方と、時間の使い道と、渡し方です。仕事をどう配るか、何を評価の項目にするかを決めるのは、会社です。
僕も、会社員の時に、形だけになっていた提案書の型に「何のために書くか」を足して新人の教育に使えるようにしたり、初回のアポから受注までの率を流入元ごとに出して営業部の動きを集め、全員の率を上げたりしました。けれど、どちらも給与の評価の項目ではありませんでした。なんとなく上がった数字は、それぞれの努力と受け取られました。
見せ方を工夫しても、評価の項目と仕事の配り方が変わらなければ、届かない所が残ります。上司が替わったり、制度が変わったりすれば、また同じ所に戻ることもあります。仕事の配り方と評価の項目が同じままだと、早く終わらせるたびに、同じことがまた起きうるのです。
早く終わらせることを、ためらわなくていい
早く終わらせることを、ためらう必要はありません。
早く終わらせるほど仕事が増え、報われないのは、働きが足りないからではなく、空いた時間を余力と見る仕事の配り方と、早さの中身を数えない評価の項目が、早く終わらせた成果に合っていないからです。会社の中でできることで、振り回される場面を減らすことはできます。それでも同じことが起きるなら、それは自分の側の問題ではありません。
ただ、仕組みのせいだと分かっても、手順を整え、ムダを減らして、早く終わらせたくなる。仕事を振られて苛立っても、周りが気にしない所で、もっとやりやすい方法を考えてしまう。では、この苛立ちや速さは、何の表れなのか。そういう人は、職場で「効率厨」や「効率重視」と言われることもあります。
その共通点と、仕事を効率よく進めたい気持ちが、なぜ周りとのすれ違いにつながることがあるのかを、次の記事で整理しています。