要領が悪い人にイライラしてしまうのは、性格が悪いからではありません。完成形や手順がそろわないまま仕事が進み、その遅れやミスのカバーが、隣にいる自分に回ってくるからです。
そして、カバーしても報われないのは、仕事が足りないからではなく、仕事の配り方という職場の仕組みが、カバーした分や整えた分を分担に映さない形になっているからです。
「仕事が遅い人に、とてもイライラしてしまう」「そのたびに、自分は性格が悪いと思ってしまう」。知恵袋にも、そんな相談がいくつも並んでいます(Yahoo!知恵袋、Yahoo!知恵袋)。
僕は会社員の時、新人向けの手順書を作る時に、1行には1つの内容だけを書くと決めて、仕事を分解していました。1行に長々と多くのことを書き込む人もいました。同じ手順書でも、どこまで分けて書くかは、人によって大きく違っていました。
この記事では、要領が悪く見える人の特徴を整理したうえで、その人にイライラしてしまう理由と、その苛立ちが向いている職場の仕組み、イライラを減らすために会社の中でできることを順に見ていきます。
要領が悪い人によくある5つの特徴
まず、職場で「要領が悪い」と感じられやすい特徴を、5つに分けて見ていきます。どれも、隣で働く人から見ると、時間がかかったり、やり直しが増えたりする所です。
1. 優先順位が決められない
急ぎの仕事と後でいい仕事の区別がつかず、目の前に来た順に手をつけてしまう。仕事が遅い同僚について、優先順位が決められていない、という相談がありました(Yahoo!知恵袋)。
2. 全体を見ずに、目の前から手をつける
仕事の全体の流れや、最後にどうなっていればいいかを確かめずに、まず手を動かしてしまうこともあります。途中で「これは要らなかった」「先にあれをやるべきだった」と分かり、戻る回数が増えていきます。
3. 二度手間が多い
同じ作業を何度もやり直したり、まとめてできることを分けてやったりして、時間がふくらんでいきます。自分なら30分で終わる仕事に2時間半かけていて、平気で二度手間をしている、という相談もありました(Yahoo!知恵袋)。
4. 同じミスをくり返す
ミスそのものより、同じミスが何度も起きることに疲れる人は多いはずです。ミスの多い人の仕事を毎回すみずみまで確かめていて、同じミスが永遠にくり返される、という相談がありました(Yahoo!知恵袋)。
5. 時間を逆算できない
終わる時間から逆に組み立てるのではなく、目の前の作業を順にこなし、毎日周りを巻き込んで残業になる。そういう同僚についての相談もありました(Yahoo!知恵袋)。
段取りが悪くなるのは、なぜか
5つの特徴を並べると、その人がだらしないように見えます。けれど、要領の差は、やる気の差だけでは説明できません。
仕事の完成形が共有されていない、優先順位の基準があいまい、手順を教わる機会がない。そういう職場の事情も、段取りの悪さとして表に出ます。
要領が悪い人・仕事が遅い人にイライラするのは、なぜか
相手がなぜその進め方をするのかが分かっても、苛立ちがすぐに消えるわけではありません。では、同じ場面でこちらばかりが強く引っかかってしまうのは、何が自分の所に回ってきているからなのでしょうか。
要領が悪い人や、効率が悪い人にイライラしたあとで、自分を責めてしまう人もいます。のろのろ作業する人を見るとついイラッとしてしまい、そのたびに自分は性格が悪いと思う、という相談がありました(Yahoo!知恵袋)。自分の性格がどんどん悪くなっていく気がして悲しい、という声もあります(Yahoo!知恵袋)。
けれど、その苛立ちは、性格の悪さから来ているとは限りません。苛立ちの背景には、相手の遅れやミスのカバーが、隣にいる自分に回ってくる仕事の流れがあります。手順を決めずに進めた仕事は、あとで誰かがやり直すことになり、その誰かは、たいてい近くで気づいた人です。相手の二度手間や順番の悪さが目に入るのは、その後始末が自分の手元に来るからです。
もちろん、イライラすること自体が、相手が悪いという証明になるわけではありません。大切なのは、何に引っかかっているのかを見て、それが人柄ではなく、仕事の進め方のどこに向いているのかを分けることです。
相手の遅さが目につく側の、仕事が早い人に共通する段取りや性格は、仕事が早い人の特徴と性格で整理しています。
苛立ちの先にある、職場の3つの仕組み
何に苛立っているかを分けてみると、それが相手の人柄より、仕事の進め方の仕組みに向いていることが見えてきます。
1つ目は、遅さへの苛立ちです。決められた時間があるのに急ぐ様子がない人にイライラする、という相談がありました(Yahoo!知恵袋)。一つひとつの動作が遅い先輩に困っている、という相談もあります(Yahoo!知恵袋)。遅さが気になるのは、終わりの時間が決まっていても、そこから逆算した段取りが共有されていないからです。遅れた分は、期限を守る側が埋めることになります。
2つ目は、二度手間への苛立ちです。同じことを何度もやり直す姿にもやもやするのは、まとめてできる作業のやり方が、職場の手順として言葉になっていないからです。僕は、テレアポは続けて電話する、メールは続けて送るというように、同じ種類の業務をまとめて、切り替えの時間を少なくしていました。けれど、そうしたやり方は、一人の工夫のままでは、隣の人の手順にはなりません。
3つ目は、同じミスへの苛立ちです。ミスが多い人にイライラするという相談がありました。相談した人は、自分も新人の頃はミスをくり返していたけれど、なぜミスをしたのかを自分で考え、同じことをしないように対策も考えて、ミスをなくしてきたそうです。そして、ミスの多い人に原因と解決策まで伝えても変わらないことに疲れていました(Yahoo!知恵袋)。同じミスが気になるのは、ミスの原因と対策が、本人に伝えるだけで終わり、職場の手順として残らないからです。確かめ直す手間は、毎回、気づいた人に回ります。
この3つは、どれも、相手の人柄だけでなく、段取りや手順が職場でそろっていない仕組みに向いた苛立ちです。
そして、問題に気づいた人ほど、自分で直したり、周りの仕事を手伝ったりします。その結果、直す役がいつの間にか自分に集まり、負担が増えていくことがあります。
要領が悪い人の隣で、こちらばかり疲れる理由
要領が悪い人の隣で働くと、苛立ちだけでなく、負担も増えていきます。
その人のカバーをして2倍は働いているのに、給料はほとんど同じで、やる気が下がっている、という相談がありました(Yahoo!知恵袋)。結局いつも自分がやらされ、なぜ真剣に取り組む人が割を食うのか、という声もあります(Yahoo!知恵袋)。同期の仕事が遅いと、自分の部署までその分遅れてしまう、という相談もありました(Yahoo!知恵袋)。
問題は、仕事が遅い人がいることだけではありません。その遅れを埋めるために誰が何をしたのかが、仕事の分担に映らないことです。カバーした分、確かめ直した分、待たされた分は、どこにも数えられません。早く終わらせても、空いた時間に、遅れている人の仕事が回ってくることもあります。早く終わらせると仕事が増える仕組みは、別の記事で整理しています。
仕事を早く終わらせると仕事が増えるのはなぜ？損をしないために知っておきたい仕組み
要領が悪い人にイライラしないために、会社の中でできること
相手の性格を変えることはできなくても、自分の受け止め方と、仕事の渡し方は、こちらから変えられる所があります。
まず、相手の遅さと、自分の仕事への影響を分けて見ることです。相手の作業を見た瞬間に直そうとするのではなく、それが自分の担当の期限や品質にどれだけ響くのかを先に確かめる。響かない所まで気にしていると、苛立つ場面ばかりが増えていきます。
そのうえで、影響が出る所には、相手を直そうとするのではなく、手順を渡す方法があります。どこでつまずいているかを言葉にして、1行に1つの手順にして渡す。冒頭で書いた、手順書を1行1内容に分けるやり方です。口で教えるだけでなく、手順を形にして渡しておけば、次からはそれを見てもらえます。
次に、仕事を頼む時や一緒に進める時に、期限と完成形を先に言葉にして渡すことです。「何時までに」「どこまで」が決まっていれば、優先順位をつけるのが苦手な人も、迷う時間が減ります。
そして、チームが使える形の道具にしてしまう方法もあります。僕は会社員の時、営業支援システムから顧客の情報を出してスプレッドシートにまとめ、営業チームのみんながテレアポをしやすくする役を引き受けたことがありました。一人ひとりの要領に頼るのではなく、全員が同じ道具を使えば、要領の差は出にくくなります。
ただ、全部を自分で引き取らない線を決めておくことも大切です。「自分でやった方が早い」と抱え込むほど、負担は自分に集まります。
どの方法でも、話すのは相手の人柄ではなく、仕事の進め方のことです。人を責める形になると、手順の話も届きにくくなります。
こうした工夫で、自分の仕事やチームの進め方を良くすることはできます。ただし、それで生まれた成果や、誰かをカバーした負担まで、仕事の分担に映るとは限りません。
それでも、また同じことが起きる理由
ここまでの方法で変えられるのは、自分の側の受け止め方と渡し方です。誰をどの仕事に置くか、手順を渡したことやカバーしたことを分担に数えるかを決めるのは、会社です。
手順を整えても、チームの道具を作っても、それが分担の決め方に入っていなければ、成果として数えられないことがあります。
人が入れ替われば、また同じ説明から始まることもあります。
仕事の配り方が同じままだと、自分の時間が、隣の人の仕事の進み方に左右され続けるのです。
苛立ちの相手が上司の場合も、苛立ちが向く職場の仕組みは似ています。上司にイライラしてしまう時のことは、別の記事で整理しています。
無能な上司の特徴7つ。その下で働く時に、会社の中でできること
苛立ってしまうのは、カバーが回ってくる仕組みがあるから
要領が悪い人にイライラしてしまう自分を、責める必要はありません。
隣の人のカバーをしても報われないのは、仕事が足りないからではなく、カバーした分を数えない仕事の配り方が、成果に合っていないからです。その手前には、段取りや手順がそろわないまま、遅れやミスが気づいた人に回る職場の仕組みがあります。会社の中でできることで、苛立つ場面を減らすことはできます。それでも同じことが起きるなら、それは自分の側の問題ではありません。
ただ、仕組みのせいだと分かっても、遅さや二度手間が目に入ると、つい苛立ってしまう。周りが気にしない所で、段取りを組み、早く進めたくなる。では、この苛立ちや速さは、何の表れなのか。そういう人は、職場で「効率厨」や「効率重視」と言われることもあります。けれど、効率を大切にすることと、周りを急かすことは同じではありません。その共通点と、周りと考え方が合わなくなる理由を、次の記事で整理しています。