余計な仕事を増やす人にうんざりしてしまうのは、心が狭いからではありません。目的が共有されないまま手間が足され、その後始末やカバーが、気づいた人の所に回ってくるからです。
そして、その分を引き受けても報われないのは、仕事が足りないからではなく、仕事の配り方という職場の仕組みが、減らした手間や引き受けた後始末を分担に映さない形になっているからです。
同じミスをする人がいるたびに、グループで対策の会議が開かれ、全員の時間が無駄になる。そんな相談が知恵袋にありました(Yahoo!知恵袋)。会議の資料にはフォーマットがあるのに、わざわざ一から何時間もかけて作っている、と憤る声もあります(Yahoo!知恵袋)。
僕は会社員の時、形だけになっていた提案書のテンプレートに、項目ごとに「なぜこの項目があるのか」という目的を書き足し、新人の教育にも使えるようにしました。
この記事では、仕事を増やす人の特徴だけでなく、なぜこちらがうんざりしてしまうのか、なぜそのしわ寄せが自分に来るのか、会社の中でどう自分の時間を守るかまで整理します。
仕事を増やす人の特徴6つ。余計な手間が生まれる行動
まず、職場で「余計な仕事を増やす」と感じられやすい特徴を、6つに分けて見ていきます。どれも、本人の手間だけでなく、周りの人の時間が増えていく所です。
1. 型を使わず、毎回一から作る
フォーマットや前の資料があるのに使わず、毎回一から作り直す。同じ書類を作る時間は、次の人にも同じだけかかります。冒頭の、会議の資料を一から何時間もかけて作っている、という相談がこれに当たります(Yahoo!知恵袋)。
2. 何かあるたびに会議を開く
問題が起きるたびに人を集め、話し合いの場を作る。集まる人数が多いほど、使われる時間も増えます。過去に何度も会議をしてもミスは減らず、全員の時間が無駄になって仕事も遅れる、という相談がありました(Yahoo!知恵袋)。中間管理職の無駄な伝達会議は改善されるのか、と問う声もあります(Yahoo!知恵袋)。
3. やり方をそろえない
同じ仕事なのに、人によってやり方が違い、周りがそのたびに合わせなければならない。職場の2人の事務員の仲が悪く、コーヒー豆の量の数え方ひとつまでやり方がバラバラで、その日一緒にやる人に毎回合わせている、という相談がありました。相談した人は、どうでもいい部分に、無駄に気を使うと書いています(Yahoo!知恵袋)。
4. 失敗を認めず、同じ失敗をくり返す
失敗そのものより、失敗を認めないことで、同じ後始末が何度も周りに回ってきます。非を認めず、同じ失敗をくり返して周りの仕事を増やす人をどうにかしたい、という相談がありました(Yahoo!知恵袋)。何度も同じ失敗をし、無駄な作業もして、指摘されても誰かのせいにする先輩に、部署の皆が困っている、という声もあります(Yahoo!知恵袋)。
5. 方針をころころ変える
相手が上司の時に困るのが、決めたことを途中で変えてしまうことです。誰かに強く言われると方針を変えるので、それまで進めていた作業が無駄になり、お客様に迷惑をかけたこともある、という相談がありました(Yahoo!知恵袋)。積み上げた作業がなかったことになり、やり直しの手間が周りに回ってきます。
6. 良かれと思って、手間を足す
悪気はなく、むしろ丁寧に、念のためにと、確認や資料や手順を足していく。一つひとつは親切でも、足された手間は、そのあと誰かがこなすことになります。丁寧であることと、無駄が多いことの区別がつきにくいのが、この特徴の難しい所です。
仕事をややこしくする人は、なぜそうなるのか
6つの特徴を並べると、その人が仕事のできない人のように見えます。けれど、仕事が増えていく理由は、本人の能力だけでは説明できません。
1つ目は、仕事の目的が共有されていないことです。何のための資料か、何を決めるための会議かが言葉になっていなければ、どこまでやれば終わりかも決まりません。終わりが決まっていない仕事は、丁寧にしようとするほど、手間が足されていきます。
2つ目は、前からのやり方が、そのまま続いていることです。一度始まった会議や報告は、目的が終わったあとも、やめる人がいなければ続きます。
3つ目は、増えた手間が、誰の時間を使っているのかが数えられていないことです。会議に集まった人数の時間も、作り直した資料の時間も、どこにも記録されません。数えられていないものは、減らそうという話にもなりにくいのです。
仕事を増やす相手が上司なら、方針が変わった時点で、変更の目的と優先順位、これまでの作業をどう扱うかを確かめておくと、無駄になる作業を減らせます。上司の特徴と付き合い方は、別の記事で整理しています。
無能な上司の特徴7つ。その下で働く時に、会社の中でできること
余計な仕事を増やす人にうんざりするのは、なぜか
相手がなぜ仕事を増やすのかが分かっても、うんざりする気持ちがすぐに消えるわけではありません。そして、うんざりするたびに、自分は心が狭いのではないかと責めてしまう人もいます。
けれど、そのうんざりは、心の狭さから来ているとは限りません。うんざりする場面には共通点があります。型があれば済む作業、集まらなくても済む話、そろえれば済むやり方です。済むはずの手間が、済まされずに増えていく所です。こうした無駄は、目的が言葉にならず、やめると決める人もいない職場で、くり返し生まれます。
もうひとつは、増えた手間のしわ寄せが、気づいた人の所に来ることです。やり方がバラバラな2人の間に立ち、毎回どちらかに合わせている相談でも、合わせているのは、不仲の2人のどちらでもない、相談した人の側でした(Yahoo!知恵袋)。違いや無駄に気づいた人の所に、それを埋める役が回ってきやすいのです。
増える手間に気づきやすい、仕事が早い人に共通する段取りや性格は、仕事が早い人の特徴と性格で整理しています。
うんざりの先にある、職場の3つの仕組み
何にうんざりしているのかを分けてみると、それが相手の人柄より、手間が増える仕組みに向いていることが見えてきます。
1つ目は、「それ、何のため?」と引っかかる所です。会議や資料の目的が分からないまま手間が増えていくと、落ち着かなくなる。それは、何のための仕事かが、職場で言葉になっていないからです。僕は提案書を作る時、そのページに何を書くかだけでなく、何のために書くのかという目的を意識していました。けれど、目的が共有されていなければ、一人が意識していても、周りの手間は減りません。
2つ目は、「毎回一から」に引っかかる所です。同じ書類や同じ説明が何度もくり返されると、もったいないと感じる。それは、くり返すものを型にして使う決まりが、職場にないからです。僕は新人向けの手順書を作る時、1行に長々と書き込むのではなく、1行には1つの内容だけと分解して考えていました。けれど、型を作っても、使うと決まっていなければ、また一から作られます。
3つ目は、「同じ手作業」に引っかかる所です。毎回同じ集計や同じ転記をしている様子を見ると、それをなくせないかと考えてしまう。僕は Excel の VBA で処理を自動にしたり、Google スプレッドシートで進捗を管理したりして、間接業務を、より自動に、よりリアルタイムにしていました。けれど、手作業を減らしても、それを誰の働きとして数えるかが決まっていなければ、減らした手間は分担に映らないままです。
この3つは、どれも、相手の人柄だけでなく、目的や型が職場でそろわず、減らした手間も数えられない仕組みに向いたうんざりです。
会社の中で、自分の時間を守るためにできること
相手の仕事のやり方を変えることはできなくても、増えた手間を、どこまで自分が引き受けるかは、こちらから決められる所があります。
まず、相手が増やしている手間と、自分の仕事への影響を分けて見ることです。無駄に見える作業でも、自分の担当の期限や品質に響かないなら、気にしても自分の時間が減るだけです。響く所を先に確かめ、そこにだけ手を打つ。うんざりする場面を、全部ではなく、自分の仕事に関わる所に絞れます。
次に、仕事を頼まれた時や会議に呼ばれた時に、目的と完成形を先に聞くことです。「何を決めるための会議か」「どこまでできていれば足りるか」が言葉になれば、足されていく手間の線引きがしやすくなります。相手を問い詰めるのではなく、自分が早く正しく動くための確かめとして聞けば、角も立ちにくくなります。
そのうえで、くり返される作業には、型を渡す方法があります。一から作られている資料には、使える形のフォーマットを、何度も同じ失敗が起きる作業には、1行に1つの手順にした手順書を。口で直してもらうより、形にして渡しておく方が、次からはそれを見てもらえます。
そして、自分の時間の枠を、先に決めておくことです。僕は会社員の時、上司との打ち合わせの時間を短めに設定して、打ち合わせが長引かないようにしていました。テレアポは続けて電話する、メールは続けて送るというように、同じ種類の業務をまとめて、切り替えの時間も減らしていました。自分の時間の枠が先にあれば、ほかの人が足していく手間に、自分の一日を全部明け渡さずに済みます。
ただ、気づいた無駄を、全部自分で引き取らない線も決めておくことが大切です。気づいた人の所には直す役が集まりやすく、負担がその人に寄っていくことがあります。仕事が遅い人、要領が悪い人の隣で疲れてしまう時のことは、別の記事で整理しています。
要領が悪い人にイライラしないために。特徴5つと、会社の中でできること
どの方法でも、話すのは相手の人柄ではなく、仕事の進め方のことです。人を責める形になると、型や手順の話も届きにくくなります。
こうした工夫で、自分の時間を守り、チームの進め方を整えることはできます。ただ、手間を減らすことと、その働きが仕事の分担に映ることは別です。減らした手間や、代わりに引き受けた後始末まで、数えられるとは限りません。
それでも、また同じことが起きる理由
ここまでの方法で変えられるのは、自分の側の受け止め方と、手間の引き受け方です。どの会議を続けるか、どのやり方にそろえるか、減らした手間を誰の働きとして数えるかを決めるのは、会社です。
僕が提案書のテンプレートに目的を書き足した時も、営業の進め方を整えて数字が上がった時も、課長と部長はその仕組みを理解せず、上がった数字は個人の努力と受け取られました。なぜ上がったのかを説明しても、上司はピンときていませんでした。
型を作っても、それが分担の決め方に入っていなければ、成果として数えられないことがあります。人が入れ替われば、また一から作られた資料が出てくることもあります。
仕事の配り方と手間の数え方が同じままだと、自分の時間が、周りの人の仕事の増やし方に左右され続けるのです。
余計な仕事にうんざりしても、心が狭いわけではない
余計な仕事を増やす人にうんざりしてしまう自分を、責める必要はありません。
余計な仕事のしわ寄せを引き受けても報われないのは、仕事が足りないからではなく、減らした手間や後始末を数えない仕事の配り方が、成果に合っていないからです。その手前には、目的や型がそろわないまま手間が増える職場の仕組みがあります。会社の中でできることで、自分の時間を守ることはできます。それでも同じことが起きるなら、それは自分の側の問題ではありません。
ただ、仕組みのせいだと分かっても、目的の分からない会議や、一から作られる資料が目に入ると、どうしてもうんざりしてしまう。周りが気にしない所で、型にして、早く片づけたくなる。では、この苛立ちや速さは、何の表れなのか。そういう人は、職場で「効率厨」や「効率重視」と言われることもあります。けれど、効率を大切にすることと、周りに冷たくすることは同じではありません。その共通点と、周りと考え方が合わなくなる理由を、次の記事で整理しています。